Link do udostępnienia, o którym Pan/Pani zapomniał(a), nadal zawiera Pański adres e-mail

Plik w chmurze ma dwa rodzaje dostępu, a większość osób usuwa tylko jeden z nich. Znajduje się tam lista nazwisk, a przy każdym z nich znajduje się małe menu z opcją „Usuń”. Poniżej znajduje się dostęp ogólny, oznaczony adresem zamiast nazwy. W przypadku wielu plików jest on ustawiony na „Każdy, kto posiada link”, ponieważ w tamtym czasie była to najszybsza metoda udostępniania.

Usunięcie osoby z listy nie ma wpływu na link. Działa on później tak samo jak wcześniej. Firma Google opisuje te dwie ścieżki oddzielnie. Jedna dotyczy udostępniania konkretnym osobom, druga – dostępu ogólnego. Tylko ta druga opcja tworzy adres, który otwiera się bez konieczności logowania. Dlatego właśnie link ten pozostaje aktywny tak długo.

Na tej samej stronie znajduje się jedno zdanie, które łatwo przeoczyć: „Gdy udostępnia Pan/Pani link do pliku, Pańskie imię i nazwisko oraz adres e-mail będą widoczne jako dane właściciela tego pliku”. Pański adres e-mail jest widoczny przy każdym pliku udostępnionym w ten sposób i widzą go wszyscy, którzy go otworzą. Dokumenty podatkowe z 2021 roku mają mniejsze znaczenie niż adres widoczny obok nich.

Osoba otwierająca link pozostaje anonimowa

Firma Google udostępnia osobną stronę pomocy poświęconą tej kwestii, ponieważ użytkownicy często o to pytają. Nazywa się ona „Anonimowe lub nieznane osoby w pliku”, a odpowiedź nie pozostawia żadnych wątpliwości: „Jeśli udostępni Pan/Pani plik za pomocą linku lub otworzy go, może Pan/Pani nie widzieć nazwisk osób, które go przeglądają”. Każda osoba, której nie zaprosili Państwo indywidualnie, pojawia się w dokumencie jako anonimowe zwierzę, anonimowy tapir lub anonimowa surykatka.

Nazwiska pojawiają się pod jednym warunkiem, a Google jasno to określa. „Nazwiska innych osób są widoczne tylko wtedy, gdy udzielą Państwo im indywidualnego uprawnienia do przeglądania pliku lub jeśli należą one do listy mailingowej”. W przypadku udostępniania za pomocą linku warunek ten nigdy nie jest spełniony, niezależnie od tego, jak długo plik pozostaje udostępniony.

Na tej samej stronie wymieniono przyczyny, dla których w Państwa dokumencie może pojawić się nieznana osoba. Plik został udostępniony za pośrednictwem listy mailingowej, ktoś nie jest zalogowany do Google, ktoś zmienił nazwę swojego konta. Czwarta przyczyna wyjaśnia większość przypadków. Osoba posiadająca dostęp przekazała link dalej. Firma Microsoft opisuje tę samą sytuację we własnych instrukcjach, w sposób jasny i bez ostrzeżenia. „Mogą oni również przekazać link innym osobom”.

Od tego momentu łańcuch udostępniania jest otwarty. Wysłał Pan/Pani link do jednej osoby tylko raz, w wiadomości e-mail lub na czacie, który już dawno został usunięty. Nie ma żadnego zapisu tego, co stało się z tym linkiem później. Żaden rejestr nie zawiera nazwiska i nigdy nie będzie zawierał, ponieważ wyświetlenia te miały miejsce bez logowania.

Funkcja daty wygaśnięcia jest funkcją płatną

Wszędzie można znaleźć poradę, aby ustawić datę wygaśnięcia. W przypadku konta konsumenckiego nie jest to możliwe u żadnego z trzech największych dostawców. Firma Google ujęła to w jednym zdaniu: „Funkcja daty wygaśnięcia jest dostępna wyłącznie dla kwalifikujących się kont służbowych lub szkolnych”. Opcja ta pojawia się również wyłącznie w oknie dialogowym przeznaczonym dla wskazanych osób. W przypadku dostępu ogólnego opcja ta w ogóle się nie pojawia, nawet na koncie służbowym. Właśnie o tym rodzaju udostępniania mowa w niniejszym artykule.

W listopadzie 2025 r. firma Google dodała daty wygaśnięcia dla plików i folderów na dyskach współdzielonych. Dyski współdzielone należą do usługi Workspace, a konta konsumenckie Google nie mają do nich dostępu. W związku z tym funkcja ta nie dotarła do osób, które najbardziej jej potrzebują, czyli tych, które od lat nie zaglądały do swojej przestrzeni dyskowej.

Firma Microsoft dodaje tę samą adnotację do obu funkcji. Informacja o dacie wygaśnięcia brzmi: „Dostępne wyłącznie dla subskrybentów Microsoft 365”, a ten sam tekst pojawia się ponownie w sekcji dotyczącej ochrony hasłem. W serwisie Dropbox najłatwiej zorientować się, które plany są objęte tą funkcją, sprawdzając, których brakuje na liście. Strona pomocy wymienia plany Professional, Essentials, Standard, Advanced, Business, Business Plus oraz Enterprise, podając datę 2 października 2025 r. Na liście nie ma dwóch planów dla klientów indywidualnych: Basic i Plus.

Trzej dostawcy, jedno zdanie. Każdy, kto nie płaci, zamiast licznika czasu otrzymuje przełącznik. Musi go sam przełączyć w momencie, gdy o pliku dawno już zapomniano. Dlatego linki z 2021 roku nadal się otwierają.

Co można zrobić dzisiaj w ciągu 10 minut

Najpierw nieprzyjemna część. Google nie udostępnia użytkownikom kont indywidualnych gotowej listy wszystkich plików, które udostępnili za pomocą linków. Udokumentowane filtry w wyszukiwarce Dysku to: Typ, Osoby i Data modyfikacji. Nie ma filtra dotyczącego dostępu ogólnego, a udokumentowane operatory wyszukiwania również nie obejmują tego zagadnienia.

Zacznij od folderów, a nie od linków. Zeznania podatkowe, umowy, podania o pracę, dokumentacja medyczna, zdjęcia z poprzedniego związku. Otwórz okno dialogowe udostępniania dla każdego pliku i ustaw ogólny dostęp na „Ograniczony”. Po tej czynności dostęp będą miały wyłącznie osoby wymienione na liście. Link przestanie wtedy działać dla wszystkich, w tym dla osób, które go udostępniły dalej. Tę samą procedurę warto przeprowadzić w przypadku usług, do których zalogowali się Państwo za pomocą konta Google, oraz kont, na których nadal znajduje się Państwa stary telefon.

W usłudze OneDrive korzystają Państwo z własnych udostępnionych elementów. W usłudze Dropbox korzystają Państwo z listy utworzonych przez siebie linków. W obu przypadkach obowiązuje ta sama zasada. Link nie znika samoczynnie. Znika on w momencie, gdy go wyłączy Pan/Pani.

Należy tu jeszcze wspomnieć o jednej kwestii, ponieważ ogranicza ona zakres działania tej operacji. Wyłączenie linku uniemożliwia dostęp w przyszłości. Nie powoduje to jednak usunięcia niczego, co zostało pobrane w poprzednich latach. Kopie te znajdują się na komputerach innych osób i pozostają tam, a Pan/Pani nigdy nie dowie się, ile ich dokładnie jest.